Come organizzare un Evento
Italia Meeting - Centri Congressi, Hotel con sale meeting, location per eventi ed esposizioni, servizi congressuali

La quota di iscrizione

La quota di iscrizione

La quota di iscrizione può essere di due tipi:

  • quota semplice: dà solo diritto ad assistere ai programmi della manifestazione;
  • quota-pacchetto: include anche altri servizi quali ospitalità alberghiera, eventi sociali ed altro.

 

Relativamente alla quota semplice, l’importo deve essere stabilito secondo le categorie dei partecipanti distinguendoli tra membri e non membri dell’Associazione oppure distinguendo tra congressisti e loro accompagnatori (es. familiari).

 

La quota-pacchetto invece è costruita addizionando fra di loro il valore dei singoli servizi proposti ( in genere pernottamento e vitto, in alcuni casi trasferimenti e/o escursioni, cene di gala, ecc).

 

La stampa e gli invitati sono normalmente a carico dell’associazione o dell’azienda che organizza l’evento.

 

Di regola, i delegati possono annullare entro certi limiti di tempo l’iscrizione ed i servizi correlati, ottenendo il rimborso della quota decurtato di una penalità.

 

Al di là della data ultima fissata, il congressista perde il diritto al rimborso.

 

Nei congressi a libera partecipazione le assenze, annunciate o meno, si attestano intorno al 10-15% del numero globale degli iscritti.

 

In ultimo, le quote semplici sono più adatte nel caso l’evento sia di piccole dimensioni o con limitate risorse economiche e di personale, mentre la quota-pacchetto è da preferire nel caso di grandi eventi ma necessita di una oculata amministrazione e crea un notevole aggravio di lavoro.

Tipologia di Eventi

Tipologia di Eventi

Gli Eventi possono essere genericamente distinti in:

Evento tout court: con questo termine generico si usa indicare ogni possibile avvenimento non solo congressuale (manifestazioni espositive, sfilate, inaugurazioni ecc.) che richieda la presenza di un organizzatore.

Congresso: è la riunione periodica che comporta la partecipazione di parecchie centinaia -fino a qualche migliaio- di individui, appartenenti alla stessa sfera di interessi (professionali, culturali, religiosi) e generalmente riuniti in gruppi associativi.
La scadenza e il tema di un congresso sono fissati con molto anticipo rispetto alla fase realizzativa.
La periodicità può essere pluriennale o annuale. I contributi (o relazioni) alla presentazione e allo sviluppo del tema provengono unicamente dagli appartenenti al gruppo associativo promotore.

Convention: è la riunione assembleare di un gruppo economico o aziendale ma anche sociale o politico, destinato a fornire informazioni su una particolare situazione e a suscitare consenso da parte dei partecipanti. Nel caso di un’azienda, è finalizzata all’informazione sui programmi e sulle politiche economiche e di mercato dell’azienda stessa e alla motivazione dei partecipanti.

Convegno: qualsiasi gruppo organizzato, ente privato o pubblico, azienda, associazione di categoria, società scientifica o culturale che intendano trasferire un messaggio, aprire un dibattito, sensibilizzare una determinata sfera d’opinione su un problema specifico, possono utilizzare lo strumento “convegno”.
Non sono necessarie tradizione, continuità e periodicità. Si tratta in genere di incontri di studio che presuppongono una ricerca a monte e tendono a un trasferimento di risultati e a un contributo critico dei partecipanti.

Meeting: è sinonimo di “incontro” o “riunione”. Nell’uso corrente si tratta di una riunione nell’ambito di un universo settoriale socialmente ben identificato e più circoscritto rispetto ad un congresso.

Seminario: è una riunione di piccoli gruppi di persone (circa 50/100 partecipanti) con una specifica competenza, anche differenziata ma accomunata da un preciso interesse a trattare un tema di formazione. Ha un programma di lavoro finalizzato appunto all’arricchimento della professionalità dei partecipanti. Talora è sinonimo di corso residenziale o corso di aggiornamento.

Tavola rotonda: si utilizza questo termine per indicare un gruppo di esperti che si riunisce per l’esame e la discussione di temi specialistici e professionali, sia in seduta “chiusa”, che con la presenza del pubblico.

Workshop: è l’incontro di un numero ridotto di specialisti, destinato alla discussione e approfondimento di un tema tecnico controverso o di attualità. Oggi si tende ad utilizzare questo termine per tutte le riunioni in cui i partecipanti apprendono o approfondiscono una tecnica particolare.

 

Lara Motta - Guide SuperEva

Il Bilancio Congressuale

Il Bilancio Congressuale

Il Comitato Organizzatore dovrà mettere a disposizione i fondi per l’effettuazione del congresso.

 

Ciò comporta la redazione di un preventivo tecnico.

 

Un’analisi dei costi comprende:

  • affitto del palazzo dei congressi o dell’hotel congressuale o delle sale;
  • agenzia specializzata per l’allestimento e l’addobbo;
  • affitto e/o gestione degli impianti per l’amplificazione audio e per la registrazione;
  • spese per i relatori;
  • spese per pubblicità;
  • beneficio per il PCO;
  • servizio ricevimento (hostess, buffet,ecc);
  • stampa invitata.

 

Le risorse per il finanziamento derivano:

  • dalla quota di iscrizione versata dai partecipanti;
  • dai fondi messi a disposizione dall’organizzazione che promuove il congresso;
  • dagli sponsor del congresso;
  • dai finanziamenti messi a disposizione dagli enti pubblici.

I programmi per accompagnatori

I programmi per accompagnatori

I programmi per accompagnatori costituiscono una forma indiretta di promozione dell’evento congressuale, in quanto potenziano la sua attrattiva e aumentano le adesioni all’evento stesso.

Perché abbiano successo è necessario che gli organizzatori configurino esattamente la tipologia di persone a cui sono rivolti, adattando le loro proposte alle caratteristiche dei dati raccolti.

È importante inoltre che i programmi offerti non inizino mai troppo presto e non terminino troppo tardi, in quanto i partecipanti vogliono rilassarsi durante il soggiorno.

Nel loro insieme i programmi per gli accompagnatori si dividono in:

–        turistici;

–        culturali;

–        educativi;

–        mondani.

Tutte le gite e le visite rientrano nel novero del turistico: passeggiate e circuiti in città in pullman, visite a parchi e giardini zoologici o botanici, escursioni a scavi archeologici ed altro devono includere, oltre al trasporto, eventuali biglietti di ingresso e spuntini o pic-nic.

Nei programmi culturali sono compresi: concerti, spettacoli, visite a musei e gallerie d’arte, ecc.

I programmi educativi rispondono ad esigenze più sofisticate e selettive rispetto al passato: si moltiplicano allora seminari sulla salute e il benessere oppure su temi meno impegnativi quali la cucina, l’ikebana, le tecniche di meditazione e la comunicazione interpersonale.

In capo ai programmi mondani troneggia la sfilata di moda ma anche ricevimenti amichevoli presso club o redazioni di giornali locali riscuotono un certo gradimento.

Al loro arrivo nel Centro Congressi gli accompagnatori dovranno essere accolti da hostess o personale dedicato ed essere accompagnati ad un banco speciale per ricevere tutte le informazioni e la documentazione del caso.


I circuiti turistici, secondo la loro natura e durata, i si dividono in:

–        visite alla città: mezza giornata, in genere si svolge il primo giorno dell’incontro; è d’obbligo l’accompagnamento di personale competente;

–        escursioni: un giorno;

–        circuiti pre e post congressuali: più giorni.

 

Manuale Operativo - Congressi e Convegni aziendali - GianCarlo Fighiera - Carocci Editore

Comunicare l'Evento

Comunicare l'Evento

Tra i differenti mezzi di informazione e le tecniche di comunicazione che un addetto stampa può utilizzare, ve ne sono alcuni che devono essere considerati fondamentali.

Gli strumenti di base sono:

mailing list;

– comunicato stampa;

– cartella stampa

– pubblicità

 

La mailing list

È un indirizzario, una lista contenente i nomi di giornalisti, le testate di appartenenza, la posizione professionale ricoperta ed eventuali loro specializzazioni. Una efficace mailing list è il primo strumento di lavoro di un buon ufficio stampa: dove “efficace” sta per aggiornata e completa. La riuscita di un qualunque evento media consiste – almeno per il 50% – in una mailing list realmente valida.

Naturalmente in essa sono anche indicati: l’indirizzo, i numeri di telefono, di fax, di e-mail, oltre che possibili note aggiuntive (anche personali) utili a individuare con precisione il settore di competenza del giornalista.

In genere la mailing list viene suddivisa in diverse voci, corrispondenti al mezzo di comunicazione di riferimento (agenzie di stampa, quotidiani, settimanali, mensili, tv e radio). In alcuni casi si possono prevedere sezioni specifiche per la stampa specializzata, per i portali o i siti Internet che possono essere interessati alla notizia. Si distingue, talvolta, anche la mailing list dei media locali rispetto a quella che contiene i media nazionali o internazionali.

Per realizzare una buona mailing list occorre avere una buona conoscenza delle redazioni da quelle nazionali a quelle locali. Un valido supporto alla realizzazione di una buona mailing list sono le banche dati appositamente predisposte.

Se il reperimento dei dati iniziali può essere considerato abbastanza semplice, questo primo passo deve seguire un’accurata azione di controllo e verifica sul campo. Ogni volta, infatti, a seconda che si comunichi una notizia d’interesse per un settore del giornalismo oppure per un altro, occorre aggiornare l’elenco oppure, più drasticamente, rivederlo completamente.

Nel caso in cui si organizzi una mostra, oppure un festival o un convegno, che interessano inevitabilmente un pubblico di riferimento diverso, l’ufficio stampa dovrà rivedere e integrare il proprio strumento di lavoro.

Avendo come naturale destinatario – a seconda della rilevanza dei personaggi coinvolti o delle notizie diffuse – le pagine spettacolo, cultura o di cronaca, come anche le radio e i telegiornali nazionali e dovrà individuare e verificare telefonicamente nuovi referenti.

Concludendo, alcuni consigli pratici:

– è sempre opportuno aggiornare la mailing list periodicamente, per non correre il rischio, in corso d’opera (quando non è più possibile correggere eventuali errori di rotta) di contattare giornalisti che hanno cambiato mansione oppure specializzazione;

– è bene caricare le proprie mailing list sul data base di un computer perché agevola l’invio di documenti automaticamente con il fax modem.

 

I comunicati stampa

A seconda del tipo di media che si desidera coinvolgere, andranno scritti comunicati con stili e sistemi di titolazione differenti, mettendo, di volta in volta, in evidenza i particolari più caratteristici collegabili a un determinato ambito.

Sempre in funzione del suo destinatario, il comunicato sarà più o meno sintetico, contenendo un numero maggiore o minore di dettagli sull’evento.

Esiste, tuttavia, una regola da osservare per la redazione di tutti i comunicati stampa: il comunicato va diramato solo quando sussistono effettive ragioni di interesse per il giornalista e per il pubblico.

L’affidabilità di una fonte si costruisce e si valuta, nel corso del tempo, sulla base della sua capacità di comunicare solo ciò che è effettivamente rilevante, senza “stressare” inutilmente il proprio interlocutore.

 

AGESCI SICILIA – Centro Studi e Documentazioni