Come organizzare un Evento

Comunicare l'Evento

Comunicare l'Evento

Tra i differenti mezzi di informazione e le tecniche di comunicazione che un addetto stampa può utilizzare, ve ne sono alcuni che devono essere considerati fondamentali.

Gli strumenti di base sono:

mailing list;

– comunicato stampa;

– cartella stampa

– pubblicità

 

La mailing list

È un indirizzario, una lista contenente i nomi di giornalisti, le testate di appartenenza, la posizione professionale ricoperta ed eventuali loro specializzazioni. Una efficace mailing list è il primo strumento di lavoro di un buon ufficio stampa: dove “efficace” sta per aggiornata e completa. La riuscita di un qualunque evento media consiste – almeno per il 50% – in una mailing list realmente valida.

Naturalmente in essa sono anche indicati: l’indirizzo, i numeri di telefono, di fax, di e-mail, oltre che possibili note aggiuntive (anche personali) utili a individuare con precisione il settore di competenza del giornalista.

In genere la mailing list viene suddivisa in diverse voci, corrispondenti al mezzo di comunicazione di riferimento (agenzie di stampa, quotidiani, settimanali, mensili, tv e radio). In alcuni casi si possono prevedere sezioni specifiche per la stampa specializzata, per i portali o i siti Internet che possono essere interessati alla notizia. Si distingue, talvolta, anche la mailing list dei media locali rispetto a quella che contiene i media nazionali o internazionali.

Per realizzare una buona mailing list occorre avere una buona conoscenza delle redazioni da quelle nazionali a quelle locali. Un valido supporto alla realizzazione di una buona mailing list sono le banche dati appositamente predisposte.

Se il reperimento dei dati iniziali può essere considerato abbastanza semplice, questo primo passo deve seguire un’accurata azione di controllo e verifica sul campo. Ogni volta, infatti, a seconda che si comunichi una notizia d’interesse per un settore del giornalismo oppure per un altro, occorre aggiornare l’elenco oppure, più drasticamente, rivederlo completamente.

Nel caso in cui si organizzi una mostra, oppure un festival o un convegno, che interessano inevitabilmente un pubblico di riferimento diverso, l’ufficio stampa dovrà rivedere e integrare il proprio strumento di lavoro.

Avendo come naturale destinatario – a seconda della rilevanza dei personaggi coinvolti o delle notizie diffuse – le pagine spettacolo, cultura o di cronaca, come anche le radio e i telegiornali nazionali e dovrà individuare e verificare telefonicamente nuovi referenti.

Concludendo, alcuni consigli pratici:

– è sempre opportuno aggiornare la mailing list periodicamente, per non correre il rischio, in corso d’opera (quando non è più possibile correggere eventuali errori di rotta) di contattare giornalisti che hanno cambiato mansione oppure specializzazione;

– è bene caricare le proprie mailing list sul data base di un computer perché agevola l’invio di documenti automaticamente con il fax modem.

 

I comunicati stampa

A seconda del tipo di media che si desidera coinvolgere, andranno scritti comunicati con stili e sistemi di titolazione differenti, mettendo, di volta in volta, in evidenza i particolari più caratteristici collegabili a un determinato ambito.

Sempre in funzione del suo destinatario, il comunicato sarà più o meno sintetico, contenendo un numero maggiore o minore di dettagli sull’evento.

Esiste, tuttavia, una regola da osservare per la redazione di tutti i comunicati stampa: il comunicato va diramato solo quando sussistono effettive ragioni di interesse per il giornalista e per il pubblico.

L’affidabilità di una fonte si costruisce e si valuta, nel corso del tempo, sulla base della sua capacità di comunicare solo ciò che è effettivamente rilevante, senza “stressare” inutilmente il proprio interlocutore.

 

AGESCI SICILIA – Centro Studi e Documentazioni